Politique de confidentialité

Champ d’application et rôles des parties

La présente politique s’applique aux visiteurs du site LinMi, aux utilisateurs inscrits de la console ainsi qu’aux membres de leurs organisations et de leurs espaces de travail (ci-après « vous »), de même qu’aux personnes qui échangent avec vous par l’intermédiaire des canaux que vous connectez (ci-après les « utilisateurs finaux »).

S’agissant des informations de votre compte, de vos commandes et de vos historiques d’utilisation, nous déterminons les finalités et les moyens du traitement et en sommes responsables conformément à la présente politique.

S’agissant des conversations clients et des fiches clients que vous connectez et gérez au moyen des Services (ci-après les « données métier »), vous et l’organisation à laquelle vous appartenez déterminez les finalités et les moyens du traitement et êtes responsables du traitement de ces données ; nous n’intervenons qu’en qualité de sous-traitant, sur vos instructions et aux seules fins de la fourniture des Services, et ne les utilisons pas pour nos propres finalités. Il vous appartient de vous assurer que vous avez obtenu les autorisations ou consentements nécessaires pour collecter et traiter les informations des utilisateurs finaux, et de fournir à ces derniers votre propre notice de confidentialité.

Informations que nous collectons

Informations de compte : l’adresse e-mail, le numéro de téléphone mobile, le mot de passe (conservé uniquement sous la forme d’un hachage salé irréversible), le nom, la photo de profil ainsi que les noms de l’organisation et de l’espace de travail que vous fournissez lors de l’inscription et de l’utilisation des Services, de même que la configuration de vérification générée lorsque vous activez la validation en deux étapes. Si vous choisissez de vous connecter avec votre compte Google, nous recevons de Google votre adresse e-mail, votre nom, votre photo de profil et l’identifiant de votre compte.

Données métier : les informations et les identifiants d’autorisation des comptes de canal que vous connectez aux Services, le contenu des conversations clients (y compris le texte des messages et les pièces jointes telles qu’images, messages vocaux, vidéos, fichiers, positions et fiches de contact), les traductions, les fiches clients (nom ou pseudonyme, photo de profil, numéro de téléphone, nom d’utilisateur, pays, langue, etc.), les étiquettes, les étapes client, les notes, l’historique de suivi et les informations relatives aux membres de l’équipe.

Informations de paiement et de règlement : les commandes, les relevés de recharge et de consommation du portefeuille ainsi que les informations de facturation générés lorsque vous souscrivez à des services payants. Les paiements sont traités par des prestataires de paiement tiers ; nous ne conservons pas l’intégralité des données de votre carte bancaire. Si vous participez au programme partenaires et demandez un retrait, nous collectons le nom du titulaire et le numéro du compte bénéficiaire.

Informations d’utilisation et journaux : l’historique de connexion (date et heure, adresse IP, localisation approximative déduite de l’adresse IP, type d’appareil, navigateur et système d’exploitation), l’historique des statuts en ligne et les journaux d’opérations, utilisés à des fins d’audit de sécurité et de diagnostic des problèmes, et consultables par les administrateurs de votre organisation. La localisation est déduite au moyen d’une base de données de géolocalisation IP hébergée localement ; nous ne transmettons pas d’adresses IP à des tiers à cette fin.

Correspondance : le contenu et les coordonnées que vous nous communiquez lorsque vous nous contactez par e-mail ou depuis la console.

Données provenant des plateformes Meta (WhatsApp, Messenger et Instagram)

Lorsque vous connectez dans la console, au moyen du processus d’autorisation officiel de Meta, un compte WhatsApp Business (WhatsApp Business Platform / Cloud API, la connexion s’effectuant via Embedded Signup dans une fenêtre d’autorisation Facebook), une Page Facebook (Messenger) ou un compte professionnel Instagram, nous recevons et traitons, dans la limite des autorisations que vous accordez et par l’intermédiaire des interfaces officielles de Meta, les données suivantes (ci-après les « données de la plateforme Meta ») :

(1) Informations d’autorisation et de compte : l’identifiant de votre compte WhatsApp Business (WABA), l’identifiant du portefeuille business, l’identifiant du numéro de téléphone et le numéro affiché, le statut d’examen du numéro et du compte, les limites d’envoi de messages et les modèles de message, l’identifiant et le nom de la Page ou du compte Instagram, ainsi que le jeton d’accès délivré par Meta, avec l’étendue de ses autorisations et sa durée de validité. Les jetons d’accès sont chiffrés puis conservés côté serveur et ne sont pas transmis au navigateur.

(2) Données de conversation : le contenu des messages échangés entre les utilisateurs finaux et vous (texte, images, messages vocaux, vidéos, fichiers, stickers, positions, fiches de contact, réactions par emoji, etc.), les statuts d’envoi, de remise et de lecture des messages ainsi que leur horodatage ; les identifiants des utilisateurs finaux (numéro de téléphone ou identifiant d’utilisateur WhatsApp, identifiant d’utilisateur de conversation Messenger ou Instagram), leur pseudonyme ou nom d’utilisateur et, lorsque la plateforme les fournit, leur photo de profil, leur pays et leur langue.

(3) Informations de provenance : lorsqu’un utilisateur final engage une conversation en cliquant sur une publicité ou une publication, les informations de provenance que Meta fournit avec le message (telles que l’identifiant, le titre, le lien et l’identifiant de clic de la publicité ou de la publication), utilisées pour vous indiquer d’où vient ce client.

L’autorisation s’effectue dans la fenêtre officielle de Meta ; nous n’obtenons pas votre mot de passe de connexion Facebook ou Instagram.

Nous traitons les données de la plateforme Meta uniquement afin de vous fournir les fonctionnalités d’envoi et de réception des conversations, de traduction automatique, de collaboration en équipe, de gestion client et de rapports de données, et nous respectons les Conditions générales de la Plateforme Meta (Meta Platform Terms), les Politiques développeur (Developer Policies) ainsi que les conditions et politiques applicables de WhatsApp Business. Nous ne vendons ni ne louons les données de la plateforme Meta, nous ne les utilisons pas à des fins de diffusion publicitaire ou de profilage et ne les fournissons pas à des courtiers en données, nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle, ni à aucune fin étrangère à la fourniture des Services à votre profit.

Nous ne fournissons les données de la plateforme Meta qu’aux sous-traitants nécessaires à la fourniture des Services (voir « Partage des données et sous-traitance ») et exigeons d’eux qu’ils ne les traitent que sur nos instructions.

Vous pouvez à tout moment supprimer le compte de canal correspondant dans la console, ou retirer LinMi dans les paramètres de votre compte Facebook ou Instagram afin de révoquer l’autorisation ; après révocation, nous ne recevons plus de nouvelles données. Vous-même ou les utilisateurs finaux pouvez demander la suppression des données de la plateforme Meta existantes selon les modalités décrites dans la page « Suppression des données ».

Données provenant d’autres canaux et modes de connexion

Autres interfaces officielles : lorsque vous vous connectez par l’intermédiaire de l’interface officielle de plateformes telles que Telegram Bot, nous recevons par cette interface des données telles que le contenu des messages, l’identifiant de l’expéditeur, le pseudonyme et la photo de profil, et nous conservons sous forme chiffrée les identifiants d’interface que vous fournissez.

Comptes hébergés dans le cloud : lorsque vous choisissez, en scannant un code QR ou en saisissant un code d’association ou un code de vérification, d’héberger sur les Services en tant qu’« appareil connecté » un compte que vous possédez déjà sur WhatsApp, Telegram, LINE, TikTok, Zalo ou une plateforme similaire, nous conservons les identifiants de session nécessaires au maintien de la connexion, recevons les messages que ce compte envoie et reçoit par la suite ainsi que les informations de ses contacts, et synchronisons, lors de la connexion, une partie des conversations et des messages récents de ce compte, afin que vous puissiez poursuivre la prise en charge de vos clients dans l’espace de travail. Vous pouvez à tout moment supprimer ce compte de canal ; nous nous déconnectons alors simultanément des appareils connectés de la plateforme correspondante.

Chat en ligne pour site web : une fois le widget de chat en ligne LinMi intégré à votre propre site web, lorsqu’un visiteur ouvre la fenêtre de chat, nous collectons pour votre compte un identifiant de visiteur généré aléatoirement (enregistré dans le stockage local du navigateur du visiteur et servant à reconnaître un même visiteur et à restaurer l’historique de ses conversations), l’adresse de la page consultée, la page de provenance, la langue du navigateur, l’adresse IP accompagnant la requête réseau, ainsi que les messages et les fichiers envoyés par le visiteur. Ce widget n’utilise pas de cookies et n’exige pas du visiteur qu’il indique son nom, son adresse e-mail ou son numéro de téléphone.

Liens de répartition : lorsqu’un utilisateur final clique sur un lien de répartition que vous avez créé, nous enregistrons son adresse IP et l’heure du clic afin d’attribuer, pendant 30 jours, un même visiteur au même compte d’accueil et d’établir des statistiques de clics, puis nous le redirigeons vers la destination que vous avez définie.

Partage de l’historique de conversation : une fois que vous avez créé un lien de partage d’un historique de conversation, toute personne détenant ce lien (et le mot de passe d’accès, s’il a été défini) peut consulter en lecture seule le contenu de la conversation partagée. Vous pouvez définir une durée de validité, un mot de passe d’accès et le masquage de l’identité, et annuler le partage à tout moment.

Comment nous utilisons les informations

Fournir et maintenir les Services, notamment les fonctionnalités d’envoi et de réception de messages, de traduction automatique, de collaboration en équipe, de gestion client et de rapports de données.

Assurer la sécurité des comptes et des données, détecter et prévenir la fraude, les usages abusifs et les accès anormaux ; diagnostiquer les pannes et maintenir la stabilité des Services.

Exécuter nos obligations contractuelles et légales, notamment en matière de facturation, d’émission de factures, de conformité fiscale et de règlement des commissions des partenaires.

Améliorer le produit : nous utilisons des statistiques d’utilisation ne comportant aucun contenu de conversation (telles que le nombre d’utilisations d’une fonctionnalité, le nombre de messages et les délais de réponse) pour améliorer le produit. Les rapports de données ne comptabilisent que des volumes et des durées et ne contiennent ni le corps des messages, ni les traductions, ni le contenu des pièces jointes.

Vous adresser des notifications de service (telles que des alertes de sécurité et des rappels relatifs à la facturation et aux quotas) ; avec votre consentement, vous envoyer des informations sur les évolutions du produit, dont vous pouvez vous désabonner à tout moment.

Nous ne vendons pas d’informations personnelles, nous n’utilisons pas le contenu des conversations à des fins de diffusion publicitaire ou de profilage, et nous ne l’utilisons pas pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle. Ces restrictions s’appliquent à l’ensemble des données métier, et non aux seules données de la plateforme Meta.

Traduction automatique et fonctionnalités d’IA

Lorsque vous activez la traduction automatique, l’aperçu de la traduction avant envoi ou la traduction approfondie, le texte des messages à traduire est transmis en temps réel, pour traitement, aux prestataires tiers qui nous fournissent des capacités de traduction automatique et de grands modèles de langage ; la traduction est conservée avec le texte original dans votre espace de travail, où les membres de l’équipe peuvent la consulter.

Nous ne transmettons le texte des messages qu’aux fins de la traduction et exigeons des prestataires qu’ils ne traitent ces contenus qu’à cette seule fin, sans les utiliser pour entraîner leurs modèles ni pour d’autres finalités qui leur sont propres. Vous pouvez désactiver la traduction automatique dans les paramètres de traduction.

Bases juridiques du traitement

Dans les régions où la législation applicable exige d’indiquer la base juridique du traitement (telles que l’Espace économique européen et le Royaume-Uni), nous traitons les informations personnelles sur les fondements suivants : l’exécution du contrat conclu avec vous ; nos intérêts légitimes à assurer la sécurité, à prévenir les usages abusifs et à améliorer le produit ; le respect de nos obligations légales ; et, lorsque cela est nécessaire, votre consentement (que vous pouvez retirer à tout moment, sans que ce retrait affecte la licéité du traitement effectué antérieurement).

Cookies et stockage local

Le site LinMi n’utilise pas de cookies de statistiques ni de cookies publicitaires et n’intègre aucun outil de statistiques tiers ; il se borne à mémoriser, dans le stockage local de votre navigateur, vos préférences de thème (clair / sombre) et de langue.

La console utilise le stockage local du navigateur pour conserver vos identifiants de connexion, les informations de connexion que vous choisissez de mémoriser, vos préférences d’interface et vos brouillons non envoyés, afin de maintenir votre session et votre confort d’utilisation. La console n’intègre aucun outil tiers de statistiques ou de publicité.

Lorsque vous utilisez la connexion avec Google sur la page de connexion, ou que vous ouvrez la fenêtre d’autorisation Facebook lors de la connexion d’un compte WhatsApp Business, la page charge des scripts fournis par Google ou par Meta, lesquels peuvent déposer des cookies conformément à leurs propres politiques de confidentialité.

Vous pouvez effacer le stockage local et les cookies dans les paramètres de votre navigateur ; vous devrez ensuite vous reconnecter, et vos préférences reviendront à leurs valeurs par défaut.

Partage des données et sous-traitance

Nous ne vendons pas vos informations. Hormis dans les cas suivants, nous ne communiquons vos informations à aucun tiers :

(1) partage effectué avec votre consentement exprès ou sur vos instructions, y compris la transmission des messages que vous envoyez aux plateformes tierces que vous avez connectées ;

(2) recours aux sous-traitants nécessaires à la fourniture des Services, relevant des catégories suivantes : serveurs et bases de données cloud, stockage objet et diffusion de contenu, traduction automatique et grands modèles de langage, envoi de SMS et d’e-mails, traitement des paiements. Nous convenons avec eux d’obligations de protection des données et exigeons qu’ils ne traitent les données que sur nos instructions et selon des standards au moins équivalents à ceux de la présente politique ;

(3) communication exigée par les lois et règlements ou par une autorité judiciaire ou administrative agissant conformément à la loi ;

(4) transfert nécessaire en cas de fusion, d’acquisition ou de cession d’actifs, auquel cas nous exigerons du successeur qu’il demeure lié par la présente politique et nous vous en informerons.

Au sein de votre organisation, le propriétaire et les administrateurs peuvent, dans la limite de leurs droits, consulter les conversations, les journaux de connexion et les journaux d’opérations des membres.

Stockage des données et transferts transfrontaliers

Vos données sont principalement stockées sur une infrastructure cloud tierce située notamment à Singapour. Pour l’envoi des SMS de vérification et des e-mails de notification, votre numéro de téléphone mobile ou votre adresse e-mail est confié pour traitement à des prestataires situés en Chine continentale ; pour permettre l’envoi et la réception des messages sur les canaux ainsi que la traduction automatique, les données concernées sont transférées vers les serveurs des plateformes (telles que Meta) et des prestataires de traduction situés dans d’autres pays ou régions.

Cela signifie que vos informations peuvent être traitées en dehors du pays ou de la région où vous vous trouvez. Nous mettons en œuvre, conformément aux exigences de la législation applicable, des garanties contractuelles et techniques (telles que la conclusion de clauses de protection des données avec les destinataires et le chiffrement des transmissions), afin que les données bénéficient d’une protection équivalente à celle prévue par la présente politique.

Sécurité des données

Nous protégeons vos données au moyen de mesures techniques et organisationnelles telles que le chiffrement des transmissions (HTTPS / TLS), le stockage chiffré des jetons d’accès aux plateformes tierces et des identifiants de canal, le hachage salé des mots de passe, la validation en deux étapes, le contrôle des accès et la hiérarchisation des droits, le masquage des coordonnées ainsi que l’audit des connexions et des opérations ; l’accès aux pièces jointes s’effectue au moyen de liens signés à durée de validité limitée.

Notre personnel n’accède aux données métier que sur autorisation et uniquement lorsque cela est nécessaire pour diagnostiquer une panne, traiter vos demandes ou exécuter une obligation légale.

En cas d’incident de sécurité des données susceptible de porter atteinte à vos droits et intérêts, nous vous en informerons dans les meilleurs délais et le signalerons aux autorités compétentes, conformément à la loi.

Conservation et suppression des données

Pendant toute la durée de votre utilisation des Services, nous conservons en continu les informations de votre compte et vos données métier, afin que vous puissiez consulter à tout moment l’historique de vos conversations ; sauf suppression ou demande de suppression de votre part, nous ne procédons pas de notre propre initiative à l’effacement des données métier.

Lorsque vous supprimez un client dans la console, sa fiche, ses étiquettes et son historique de conversation sont immédiatement retirés de l’espace de travail, sans possibilité de récupération, et sont définitivement supprimés de nos systèmes de production et de nos sauvegardes dans un délai de 90 jours.

Lorsque vous supprimez un compte de canal ou révoquez l’autorisation accordée sur une plateforme, nous cessons immédiatement d’envoyer et de recevoir des messages par l’intermédiaire de ce compte, désactivons le jeton d’accès ou les identifiants de session conservés et les supprimons dans un délai de 90 jours ; les clients et les historiques de conversation créés antérieurement demeurent conservés dans votre espace de travail jusqu’à ce que vous supprimiez les clients concernés ou que vous en demandiez la suppression.

Après la clôture d’une organisation, d’un espace de travail ou d’un compte, nous désactivons les comptes concernés et supprimons ou anonymisons l’ensemble de leurs données métier dans un délai de 90 jours.

Les enregistrements d’audit de sécurité, tels que les journaux de connexion et les journaux d’opérations, sont conservés pendant toute la durée d’existence du compte et supprimés lors de la clôture de l’organisation ; les informations dont la conservation est exigée par la loi (telles que les enregistrements de transactions et de facturation) sont conservées séparément pendant la durée légale, puis supprimées à son expiration.

Les modalités complètes de suppression et de demande figurent dans la page « Suppression des données ».

Vos droits

Conformément à la législation applicable, vous disposez du droit d’accéder à vos informations personnelles, de les rectifier, de les supprimer, d’en obtenir une copie, de limiter certains traitements ou de vous y opposer, de retirer votre consentement et de demander la clôture de votre compte.

Vous pouvez consulter et rectifier vos informations personnelles dans « Personal settings » depuis la console, ou exercer les droits ci-dessus en écrivant à [email protected] ; nous vous répondrons dans un délai de 30 jours après vérification de votre identité.

Si vous êtes un utilisateur final, vos informations sont placées sous le contrôle de l’entreprise avec laquelle vous échangez ; veuillez vous adresser en priorité à celle-ci. Vous pouvez également nous contacter selon les modalités décrites dans la page « Suppression des données », et nous apporterons notre concours au traitement de votre demande.

Si vous estimez que notre traitement porte atteinte à vos droits et intérêts, vous pouvez nous adresser une réclamation ; vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle chargée de la protection des informations personnelles de votre lieu de résidence.

Mineurs

Les Services s’adressent aux entreprises et ne sont pas destinés aux mineurs de moins de 18 ans. Si nous constatons avoir collecté des informations concernant un mineur sans le consentement de son représentant légal, nous les supprimerons dans les meilleurs délais.

Modifications de la politique

La présente politique est susceptible d’être mise à jour ponctuellement. En cas de modification importante, nous vous en informerons à l’avance par une notification au sein des Services ou par e-mail ; la politique mise à jour entre en vigueur à la date indiquée sur cette page.

Nous contacter

Exploitant : Linmi (Shenzhen) Network Technology Co., Ltd. ; siège social : Bureau 1802, bâtiment 2, Xunmei Technology Plaza, 8 Keyuan Road, district de Nanshan, Shenzhen, Chine.

Pour toute question, remarque ou réclamation concernant la présente politique ou le traitement de vos informations personnelles, écrivez à [email protected] ou contactez-nous depuis l’option de contact de la console.