Privacybeleid

Toepassingsgebied en rollen

Dit beleid is van toepassing op bezoekers van de website van LinMi, op geregistreerde gebruikers van de beheeromgeving en de leden van hun organisaties en werkruimtes (hierna ‘jij’ of ‘je’), en op de personen die met je communiceren via de kanalen die je koppelt (hierna ‘eindgebruikers’).

Voor je accountgegevens, bestellingen en gebruiksgegevens bepalen wij het doel van en de middelen voor de verwerking, en zijn wij daarvoor op grond van dit beleid verantwoordelijk.

Voor de klantgesprekken en klantprofielen die je via de Diensten koppelt en beheert (hierna ‘bedrijfsgegevens’) bepalen jij en de organisatie waartoe je behoort het doel van en de middelen voor de verwerking; jullie zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens. Wij treden uitsluitend op als verwerker: wij verwerken deze gegevens volgens jouw instructies en met het oog op het leveren van de Diensten, en gebruiken ze niet voor eigen doeleinden. Je zorgt ervoor dat je de nodige machtiging of toestemming hebt verkregen voor het verzamelen en verwerken van gegevens van eindgebruikers, en je verstrekt eindgebruikers je eigen privacyverklaring.

Welke gegevens wij verzamelen

Accountgegevens: het e-mailadres, het mobiele telefoonnummer, het wachtwoord (uitsluitend opgeslagen als onomkeerbare hash met salt), de naam, de profielfoto en de namen van de organisatie en de werkruimte die je bij registratie en gebruik verstrekt, en de verificatie-instellingen die ontstaan wanneer je tweestapsverificatie inschakelt. Kies je ervoor om in te loggen met je Google-account, dan ontvangen wij van Google je e-mailadres, naam, profielfoto en accountidentificator.

Bedrijfsgegevens: de accountgegevens en autorisatiecredentials van de kanalen die je aan de Diensten koppelt, de inhoud van klantgesprekken (waaronder berichtteksten en bijlagen zoals afbeeldingen, spraakberichten, video’s, bestanden, locaties en contactkaarten), vertalingen, klantprofielen (naam of weergavenaam, profielfoto, telefoonnummer, gebruikersnaam, land, taal en dergelijke), labels, klantfases, notities, opvolgnotities en gegevens van teamleden.

Betaal- en afrekeningsgegevens: de bestellingen, de opwaarderingen en bestedingen van je tegoed en de factuurgegevens die ontstaan wanneer je betaalde diensten afneemt. Betalingen worden verwerkt door externe betaaldienstverleners; wij bewaren geen volledige bankkaartgegevens van je. Neem je deel aan het partnerprogramma en vraag je een uitbetaling aan, dan verzamelen wij de naam van de rekeninghouder en het rekeningnummer van de ontvangende rekening.

Gebruiks- en loggegevens: inlogregistraties (tijdstip, IP-adres, de globale locatie die uit het IP-adres is afgeleid, apparaattype, browser en besturingssysteem), registraties van de onlinestatus en activiteitenlogs. Wij gebruiken deze voor beveiligingsaudits en het opsporen van problemen, en de beheerders van je organisatie kunnen ze inzien. De locatie wordt afgeleid met een lokaal gehoste database voor IP-geolocatie; wij sturen daarvoor geen IP-adressen naar derden.

Correspondentie: de inhoud en de contactgegevens die je verstrekt wanneer je per e-mail of via de beheeromgeving contact met ons opneemt.

Gegevens van Meta-platforms (WhatsApp, Messenger en Instagram)

Wanneer je in de beheeromgeving via de officiële autorisatieprocedure van Meta een WhatsApp Business-account (WhatsApp Business Platform / Cloud API, voltooid via Embedded Signup in een autorisatievenster van Facebook), een Facebook-pagina (Messenger) of een professioneel Instagram-account koppelt, ontvangen en verwerken wij, overeenkomstig de machtigingen die je verleent, via de officiële API’s van Meta de volgende gegevens (hierna ‘Meta-platformgegevens’):

(1) Autorisatie- en accountgegevens: de ID van je WhatsApp Business-account (WABA), de ID van je bedrijfsportfolio, de ID van het telefoonnummer en het weergegeven telefoonnummer, de beoordelingsstatus van het nummer en het account, de verzendlimieten voor berichten en de berichtsjablonen, de ID en de naam van je pagina of Instagram-account, en het door Meta uitgegeven toegangstoken met de bijbehorende reikwijdte van machtigingen en geldigheidsduur. Toegangstokens worden versleuteld op de server opgeslagen en worden niet naar de browser gestuurd.

(2) Gespreksgegevens: de inhoud van de berichten die tussen eindgebruikers en jou worden uitgewisseld (tekst, afbeeldingen, spraakberichten, video’s, bestanden, stickers, locaties, contactkaarten, emoji-reacties en dergelijke), en de verzend-, aflever- en leesstatus van berichten met de bijbehorende tijdstippen; de identificatoren van eindgebruikers (WhatsApp-telefoonnummer of gebruikers-ID, of de gespreksgebonden gebruikers-ID van Messenger of Instagram), hun weergavenaam of gebruikersnaam en, voor zover het platform die verstrekt, hun profielfoto, land en taal.

(3) Herkomstgegevens: wanneer een eindgebruiker een gesprek begint door op een advertentie of een post te klikken, de herkomstgegevens die Meta met het bericht meestuurt (zoals de ID, de titel, de link en de klikidentificator van de advertentie of de post), die wij gebruiken om je te laten zien waar de klant vandaan komt.

De autorisatie vindt plaats in het officiële venster van Meta; wij verkrijgen je inlogwachtwoord voor Facebook of Instagram niet.

Wij verwerken Meta-platformgegevens uitsluitend om je de functies voor het verzenden en ontvangen van gesprekken, automatische vertaling, samenwerking in teams, klantbeheer en rapportages te bieden, en houden ons daarbij aan de Meta Platform Terms, de Developer Policies en de toepasselijke voorwaarden en beleidsregels van WhatsApp Business. Wij verkopen of verhuren Meta-platformgegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties of profilering, verstrekken ze niet aan datahandelaren, gebruiken ze niet om modellen voor kunstmatige intelligentie te trainen en gebruiken ze evenmin voor enig doel dat geen verband houdt met het leveren van de Diensten aan jou.

Wij verstrekken Meta-platformgegevens uitsluitend aan verwerkers die noodzakelijk zijn voor het leveren van de Diensten (zie ‘Delen van gegevens en verwerking in opdracht’) en verlangen dat zij die gegevens uitsluitend volgens onze instructies verwerken.

Je kunt op elk moment het betreffende kanaalaccount in de beheeromgeving verwijderen, of de autorisatie intrekken door LinMi te verwijderen in de accountinstellingen van Facebook of Instagram; na intrekking ontvangen wij geen nieuwe gegevens meer. Jij of eindgebruikers kunnen verwijdering van reeds aanwezige Meta-platformgegevens aanvragen op de wijze die is beschreven op de pagina ‘Gegevens verwijderen’.

Gegevens uit andere kanalen en koppelmethoden

Andere officiële API’s: wanneer je koppelt via de officiële API van een platform zoals Telegram Bot, ontvangen wij via die API gegevens zoals berichtinhoud, afzenderidentificatoren, weergavenamen en profielfoto’s, en slaan wij de door jou verstrekte API-credentials versleuteld op.

Accounts via cloudhosting: wanneer je ervoor kiest om een bestaand account van WhatsApp, Telegram, LINE, TikTok, Zalo of een vergelijkbaar platform via een QR-code, koppelcode of verificatiecode als ‘gekoppeld apparaat’ bij de Diensten onder te brengen, bewaren wij de sessiecredentials die nodig zijn om ingelogd te blijven, ontvangen wij de berichten die dat account vanaf dat moment verzendt en ontvangt en de profielgegevens van contacten, en synchroniseren wij bij het koppelen een deel van de recente gesprekken en berichten van dat account, zodat je je klanten in de inbox verder kunt helpen. Je kunt het kanaalaccount op elk moment verwijderen; wij melden ons dan tegelijk af bij de gekoppelde apparaten op het betreffende platform.

Website-livechat: nadat je de livechatwidget van LinMi op je eigen website hebt geplaatst, verzamelen wij, wanneer een bezoeker het chatvenster opent, namens jou een willekeurig gegenereerde bezoekers-ID (opgeslagen in de lokale opslag van de browser van de bezoeker en gebruikt om dezelfde bezoeker te herkennen en eerdere gesprekken te herstellen), het adres van de huidige pagina, de verwijzende pagina, de browsertaal, het IP-adres dat met het netwerkverzoek wordt meegestuurd, en de berichten en bestanden die de bezoeker verstuurt. De widget gebruikt geen cookies en vraagt bezoekers niet om een naam, e-mailadres of telefoonnummer in te vullen.

Verdeellinks: wanneer een eindgebruiker op een door jou aangemaakte verdeellink klikt, registreren wij het IP-adres en het tijdstip van de klik, om dezelfde bezoeker binnen 30 dagen aan hetzelfde ontvangende account toe te wijzen en klikstatistieken bij te houden; daarna sturen wij de bezoeker door naar de bestemming die je hebt ingesteld.

Chatgeschiedenis delen: nadat je een deellink voor chatgeschiedenis hebt aangemaakt, kan iedereen die over de link (en het toegangswachtwoord, indien ingesteld) beschikt de gedeelde gespreksinhoud alleen-lezen bekijken. Je kunt een geldigheidsduur, een toegangswachtwoord en het verbergen van identiteiten instellen, en je kunt het delen op elk moment stopzetten.

Hoe wij gegevens gebruiken

Om de Diensten te leveren en te onderhouden, waaronder functies voor het verzenden en ontvangen van berichten, automatische vertaling, samenwerking in teams, klantbeheer en rapportages.

Om de beveiliging van accounts en gegevens te waarborgen en fraude, misbruik en ongebruikelijke toegang te herkennen en te voorkomen; om storingen op te sporen en de Diensten stabiel te houden.

Om overeenkomsten en wettelijke verplichtingen na te komen, waaronder het berekenen van kosten, facturering, fiscale naleving en de afrekening van partnercommissies.

Om onze producten te verbeteren: wij gebruiken gebruiksstatistieken zonder gespreksinhoud (zoals het aantal keren dat een functie wordt gebruikt, aantallen berichten en reactietijden) om onze producten te verbeteren. Rapportages tellen uitsluitend aantallen en tijdsduren en bevatten geen berichttekst, vertalingen of inhoud van bijlagen.

Om je servicemeldingen te sturen (zoals beveiligingswaarschuwingen en herinneringen over facturen en limieten); met jouw toestemming sturen wij je productupdates, waarvoor je je op elk moment kunt afmelden.

Wij verkopen geen persoonsgegevens, gebruiken gespreksinhoud niet voor advertenties of profilering en gebruiken deze evenmin om modellen voor kunstmatige intelligentie te trainen. Deze beperkingen gelden voor alle bedrijfsgegevens en niet alleen voor Meta-platformgegevens.

Automatische vertaling en AI-functies

Wanneer je automatische vertaling, het vertaalvoorbeeld vóór verzending of diepe vertaling inschakelt, wordt de te vertalen berichttekst in realtime ter verwerking verzonden naar externe dienstverleners die ons machinevertaling en grote taalmodellen leveren; de vertaling wordt samen met de oorspronkelijke tekst in je werkruimte opgeslagen, zodat teamleden deze kunnen bekijken.

Wij verzenden berichttekst uitsluitend om de vertaling uit te voeren en verlangen van de dienstverleners dat zij deze inhoud alleen voor dat doel verwerken en niet gebruiken om hun modellen te trainen of voor andere eigen doeleinden. Je kunt automatische vertaling uitschakelen in de vertaalinstellingen.

Rechtsgronden voor de verwerking

In regio’s waar de toepasselijke wetgeving vereist dat de grondslag van de verwerking wordt vermeld (zoals de Europese Economische Ruimte en het Verenigd Koninkrijk), verwerken wij persoonsgegevens op de volgende grondslagen: de uitvoering van de overeenkomst die wij met je hebben gesloten; ons gerechtvaardigd belang bij het waarborgen van de beveiliging, het voorkomen van misbruik en het verbeteren van onze producten; het nakomen van wettelijke verplichtingen; en, waar dat nodig is, jouw toestemming (die je op elk moment kunt intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking).

Cookies en lokale opslag

De website van LinMi gebruikt geen analytische of advertentiecookies en er zijn geen analysetools van derden in opgenomen; alleen je voorkeuren voor thema (licht / donker) en taal worden in de lokale opslag van je browser onthouden.

De beheeromgeving gebruikt de lokale opslag van je browser om je inloggegevens, de inloginformatie die je laat onthouden, interfacevoorkeuren en niet-verzonden concepten te bewaren, zodat je ingelogd blijft en de gebruikservaring behouden blijft. In de beheeromgeving zijn geen analyse- of advertentietools van derden opgenomen.

Wanneer je op de inlogpagina inlogt met Google, of bij het koppelen van een WhatsApp Business-account het autorisatievenster van Facebook opent, laadt de pagina scripts van Google of Meta, die volgens hun eigen privacybeleid cookies kunnen plaatsen.

Je kunt de lokale opslag en cookies wissen via de instellingen van je browser; daarna moet je opnieuw inloggen en worden je voorkeuren teruggezet naar de standaardwaarden.

Delen van gegevens en verwerking in opdracht

Wij verkopen je gegevens niet. Behalve in de volgende gevallen verstrekken wij je gegevens niet aan derden:

(1) delen waarvoor je uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven of dat volgens jouw instructies plaatsvindt, waaronder het doorsturen van de berichten die je verzendt naar de externe platforms die je hebt gekoppeld;

(2) aan verwerkers die noodzakelijk zijn voor het leveren van de Diensten, in de volgende categorieën: cloudservers en databases, objectopslag en contentdistributie, machinevertaling en grote taalmodellen, verzending van sms en e-mail, en betalingsverwerking. Wij leggen met hen verplichtingen inzake gegevensbescherming vast en verlangen dat zij gegevens uitsluitend volgens onze instructies verwerken, volgens normen die niet lager zijn dan die van dit beleid;

(3) openbaarmaking die wettelijk verplicht is of rechtmatig wordt gevorderd door een rechterlijke of bestuurlijke instantie;

(4) een noodzakelijke overdracht bij een fusie, overname of overdracht van activa; wij verlangen dan dat de rechtsopvolger gebonden blijft aan dit beleid en stellen je daarvan op de hoogte.

Binnen je organisatie kunnen de eigenaar en de beheerders, overeenkomstig hun rechten, de gesprekken, inloglogs en activiteitenlogs van leden inzien.

Opslag van gegevens en doorgifte naar het buitenland

Je gegevens worden voornamelijk opgeslagen op cloudinfrastructuur van derden in onder meer Singapore. Voor het verzenden van sms-berichten met verificatiecodes en van meldingen per e-mail wordt je mobiele telefoonnummer of e-mailadres verwerkt door dienstverleners op het vasteland van China; voor het verzenden en ontvangen van kanaalberichten en voor automatische vertaling worden de betreffende gegevens doorgegeven aan servers van platformaanbieders (zoals Meta) en vertaaldienstverleners in andere landen of regio’s.

Dit betekent dat je gegevens kunnen worden verwerkt buiten het land of de regio waar je je bevindt. Wij treffen de contractuele en technische waarborgen die de toepasselijke wetgeving vereist (zoals het overeenkomen van gegevensbeschermingsbepalingen met ontvangers en versleuteling tijdens verzending), zodat de gegevens een bescherming genieten die gelijkwaardig is aan die van dit beleid.

Gegevensbeveiliging

Wij beschermen je gegevens met technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling tijdens verzending (HTTPS / TLS), versleutelde opslag van toegangstokens van externe platforms en kanaalcredentials, het hashen van wachtwoorden met salt, tweestapsverificatie, toegangscontrole en gelaagde rechten, het maskeren van contactgegevens en audits van inloggen en handelingen; bijlagen zijn toegankelijk via ondertekende links met een beperkte geldigheidsduur.

Onze medewerkers hebben uitsluitend na autorisatie toegang tot bedrijfsgegevens, en alleen wanneer dat noodzakelijk is om storingen op te sporen, je verzoeken af te handelen of wettelijke verplichtingen na te komen.

Doet zich een gegevensbeveiligingsincident voor dat je rechten en belangen kan schaden, dan informeren wij je tijdig en melden wij dit bij de bevoegde instanties, zoals de wet voorschrijft.

Bewaring en verwijdering van gegevens

Zolang je de Diensten gebruikt, bewaren wij je accountgegevens en bedrijfsgegevens, zodat je eerdere gesprekken op elk moment kunt bekijken; tenzij je bedrijfsgegevens verwijdert of de verwijdering ervan aanvraagt, wissen wij die niet uit eigen beweging.

Nadat je in de beheeromgeving een klant hebt verwijderd, worden het profiel, de labels en de chatgeschiedenis van die klant onmiddellijk uit de inbox verwijderd en kunnen zij niet worden hersteld; binnen 90 dagen worden zij definitief verwijderd uit onze productiesystemen en back-ups.

Nadat je een kanaalaccount hebt verwijderd of de platformautorisatie hebt ingetrokken, stoppen wij onmiddellijk met het verzenden en ontvangen van berichten via dat account, deactiveren wij de opgeslagen toegangstokens of sessiecredentials en verwijderen wij die binnen 90 dagen; de klanten en de chatgeschiedenis die daarvoor al zijn ontstaan, blijven in je werkruimte bewaard totdat je de betreffende klanten verwijdert of verwijdering aanvraagt.

Na opheffing van een organisatie, werkruimte of account deactiveren wij de betreffende accounts en verwijderen of anonimiseren wij binnen 90 dagen alle bijbehorende bedrijfsgegevens.

Beveiligingsauditgegevens zoals inloglogs en activiteitenlogs worden bewaard zolang het account bestaat en worden bij opheffing van de organisatie mee verwijderd; gegevens die wij wettelijk moeten bewaren (zoals transactie- en factuurgegevens) bewaren wij afzonderlijk gedurende de wettelijke termijn en verwijderen wij na afloop daarvan.

De volledige verwijderingsmogelijkheden en de wijze van aanvragen staan op de pagina ‘Gegevens verwijderen’.

Jouw rechten

Op grond van de toepasselijke wetgeving heb je het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen, er een kopie van te ontvangen, bepaalde verwerkingen te beperken of er bezwaar tegen te maken, je toestemming in te trekken en opheffing van je account aan te vragen.

Je kunt je persoonlijke gegevens inzien en corrigeren bij ‘Personal settings’ in de beheeromgeving, of bovenstaande rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar [email protected]; wij reageren binnen 30 dagen nadat wij je identiteit hebben geverifieerd.

Ben je een eindgebruiker, dan is het bedrijf waarmee je communiceert de verwerkingsverantwoordelijke voor je gegevens; neem bij voorkeur eerst contact op met dat bedrijf. Je kunt ook contact met ons opnemen zoals beschreven op de pagina ‘Gegevens verwijderen’; wij helpen dan bij de afhandeling.

Ben je van mening dat onze verwerking je rechten en belangen schendt, dan kun je een klacht bij ons indienen; je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit voor de bescherming van persoonsgegevens op de plaats waar je je bevindt.

Minderjarigen

De Diensten zijn bestemd voor zakelijke gebruikers en niet gericht op minderjarigen jonger dan 18 jaar. Stellen wij vast dat wij zonder toestemming van een ouder of voogd gegevens van een minderjarige hebben verzameld, dan verwijderen wij die zo snel mogelijk.

Wijzigingen in dit beleid

Dit beleid kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij je vooraf via een melding in de Diensten of per e-mail; het bijgewerkte beleid treedt in werking op de datum die op deze pagina is vermeld.

Contact

Exploitant: Linmi (Shenzhen) Network Technology Co., Ltd.; geregistreerd adres: Xunmei Technology Plaza, gebouw 2, kamer 1802, Keyuan Road 8, Nanshan District, Shenzhen, China.

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over dit beleid of over de verwerking van persoonsgegevens, stuur dan een e-mail naar [email protected] of neem contact met ons op via de contactmogelijkheid in de beheeromgeving.